「新人の言葉遣いがひどい…でも、どう注意すればいいんだろう？」
「パワハラだと思われたらどうしよう…」
後輩や部下の言葉遣いを指導したいけれど、伝え方に悩んでいる先輩・上司の方は多いのではないでしょうか。
この記事では、そんなあなたの悩みを解決するために、新人への言葉遣いでパワハラにならない上手な注意の仕方を、基礎知識から具体的な実践方法まで徹底的に解説します。
関係性を壊さずに相手の成長を促す、効果的な指導のコツを一緒に学んでいきましょう。
- 新人への言葉遣いの注意の仕方で失敗しないための基礎知識
- 【実践編】新人への言葉遣いの上手な注意の仕方とコツ
新人への言葉遣いの注意の仕方で失敗しないための基礎知識
新人への言葉遣いを注意することは、指導する側にとっても非常にデリケートで難しい問題です。
伝え方一つで相手を傷つけてしまったり、最悪の場合パワハラだと捉えられたりする可能性もゼロではありません。
まずは、なぜ指導が必要なのか、そして指導する側がどのような心構えを持つべきなのか、失敗しないための基礎知識をしっかりと押さえておきましょう。
この知識があるだけで、あなたの指導はずっとスムーズで効果的なものになります。
そもそもなぜ新入社員の言葉遣いにマナー指導が必要なのか？
「少し言葉遣いが気になるくらいで、いちいち指摘しなくてもいいのでは？」と感じる方もいるかもしれません。
しかし、新入社員の言葉遣いを正しく指導することは、本人にとっても、そして会社全体にとっても非常に重要な意味を持つのです。
お客様や取引先からの信頼を損なうリスク
ビジネスの世界では、言葉遣いがそのまま会社の評価に直結します。
例えば、お客様からの電話に新人が馴れ馴れしい言葉で対応してしまったらどうでしょうか。
お客様は「この会社は社員教育がなっていないな」と不信感を抱き、会社のイメージダウンに繋がってしまいます。
一つ一つの言葉遣いが、会社の信頼を築きもすれば、壊しもするのです。
社内の円滑なコミュニケーションを阻害する
不適切な言葉遣いは、社内の人間関係にも悪影響を及ぼします。
先輩や上司に対して敬意を欠いた言葉を使えば、チームの雰囲気が悪くなり、円滑なコミュニケーションが取りにくくなるでしょう。
適切な言葉遣いは、お互いを尊重し、スムーズに仕事を進めるための潤滑油のような役割を果たします。
本人のキャリア形成にとって不可欠
正しい言葉遣いは、社会人として必須のスキルです。
若いうちに身につけておかなければ、将来的に本人が損をしてしまう可能性があります。
キャリアを重ねていく上で、言葉遣いがしっかりしていることは、大きなアドバンテージになります。
新人時代にきちんと指導することは、本人の将来を考えた上での大切な育成の一環なのです。
これはNG！パワハラと捉えられかねないダメな注意の仕方
良かれと思ってした指導が、「パワハラだ」と受け取られてしまうのは、指導する側にとって最も避けたい事態です。
そもそも、どのような行為がパワーハラスメントに該当するのか、まずは厚生労働省のポータルサイト「あかるい職場応援団」などで公的な定義を一度確認しておくことが、指導者としてのリスク管理にも繋がります。
ここでは、パワハラと誤解されかねない、絶対にやってはいけないダメな注意の仕方を具体的に解説します。
自分の指導方法に当てはまるものがないか、チェックしてみてください。
大勢の前で叱責する
他の社員がいる前で、「君のその言葉遣いは何だ！」と大声で叱責するのは最悪のパターンです。
注意された側は、羞恥心と屈辱感でいっぱいになり、指導内容が頭に入ってきません。
むしろ、「みんなの前で恥をかかされた」というネガティブな感情だけが残り、指導者への不信感を募らせる原因になります。
注意をする際は、必ず一対一になれる場所を選びましょう。
人格を否定するような言葉を使う
「だから君はダメなんだ」「常識がないんじゃないか？」といった、相手の人格そのものを否定するような言葉は絶対に使ってはいけません。
これは指導ではなく、単なる誹謗中傷です。
注意すべきは、あくまで「間違った言葉遣い」という具体的な行動に対してのみです。
相手の人間性を攻撃するような発言は、深刻なハラスメント行為にあたります。
過去の失敗を蒸し返す
「この前も同じことを言ったよね？」「何度言ったら分かるんだ？」など、過去の失敗を何度も持ち出して責め立てるのもNGです。
これは相手を追い詰めるだけで、何の解決にもなりません。
注意する際は、「今、ここ」で起きた事象に限定し、冷静に事実を伝えることに集中しましょう。
感情的に怒りをぶつける
イライラした感情に任せて、怒鳴りつけたり、威圧的な態度を取ったりするのは論外です。
感情的な指導は、相手に恐怖心を与えるだけで、なぜダメなのかを理解させることができません。
指導者は、常に冷静で客観的な態度を保つ必要があります。
もし感情的になりそうだと感じたら、一度その場を離れて深呼吸するなど、クールダウンする時間を取りましょう。
注意する前に！指導者側が持つべき3つの心構え
効果的な指導を行うためには、注意する側の心構え、つまりマインドセットが非常に重要です。
「ただ間違いを正せばいい」という考え方では、うまくいきません。
相手の成長を心から願う指導者として、以下の3つの心構えを常に意識しましょう。
1. 相手へのリスペクトを忘れない
たとえ相手が新人であっても、一人の人間として尊重する気持ちを忘れてはいけません。
「教えてやる」「育ててやる」という上から目線ではなく、「一緒に成長していくパートナー」として接することが大切です。
相手の意見にも耳を傾け、対等な立場で対話する姿勢が、信頼関係の構築に繋がります。
2. 完璧を求めすぎない
新入社員は、社会人としての経験が浅く、知らないことやできないことがあって当然です。
最初から完璧な言葉遣いを求めるのは酷な話です。
一度の指導で全てが改善されなくても、焦らず、根気強く向き合う姿勢が求められます。
少しずつでも成長している部分を見つけて認め、褒めることで、本人のモチベーションを高めることができます。
3. 「なぜ」ダメなのかを伝える準備をする
単に「その言葉遣いはダメだ」と指摘するだけでは、相手は納得できません。
「なぜその言葉遣いがビジネスシーンにふさわしくないのか」「代わりにどのような言葉を使えば良いのか」という理由と具体的な代替案をセットで伝えられるように、あらかじめ準備しておきましょう。
背景にあるビジネスマナーの原則や、相手に与える印象などを論理的に説明することで、新人も納得して受け入れやすくなります。
言葉遣いだけでなく態度が悪い新人への注意の仕方のポイント
時には、言葉遣いだけでなく、仕事に対する姿勢や態度そのものに問題がある新人もいるかもしれません。
このようなケースでは、さらに慎重な対応が求められます。
言葉遣いと態度、この2つの問題を混同せず、一つずつ丁寧に対処していくことが重要です。
事実と感情を切り離して話す
「なんだかやる気がなさそうだ」「反抗的に感じる」といった主観的な感情で注意するのは避けましょう。
相手は「そんなつもりはない」と反発するだけで、話がこじれてしまいます。
「〇時の会議に5分遅刻した」「提出物の期限が守られていない」など、誰が見ても明らかな客観的な事実に基づいて話を進めることが鉄則です。
事実を伝えた上で、「何か理由があったの？」と相手の事情を聞く姿勢を見せることが大切です。
問題を具体的に指摘する
「態度が悪い」というような曖昧な指摘では、相手は何を直せばいいのか分かりません。
例えば、「挨拶の声が小さい」「指示を聞くときにメモを取らない」「質問に対して返事をしない」など、改善してほしい行動を具体的に伝えましょう。
具体的な行動レベルで指摘することで、相手も改善点として認識しやすくなります。
期待している役割や行動を明確に伝える
注意するだけでなく、「あなたにはチームの一員として、こうなってほしい」というポジティブな期待を伝えることも忘れないでください。
「〇〇さんには、もっと積極的に意見を出してほしいと思っているんだ」「まずは、報連相を徹底してくれると、チームとしてとても助かる」といった形で、具体的な役割や行動を示すことで、本人の当事者意識を引き出すことができます。
Z世代に響く！世代間のギャップを埋めるコミュニケーション術
近年、新入社員の多くを占める「Z世代」は、それ以前の世代とは異なる価値観や文化の中で育ってきました。
彼らの特徴を理解し、それに合わせたコミュニケーションを心がけることで、指導はよりスムーズになります。
世代間のギャップを嘆くのではなく、違いを理解し、乗り越えるための工夫をしましょう。
結論から先に、理由を添えて説明する
デジタルネイティブであるZ世代は、タイパ（タイムパフォーマンス）を重視し、冗長な説明を嫌う傾向があります。
指導する際は、「まず結論から言うと、今の言葉遣いは修正した方がいい」と先に結論を伝え、その後に「なぜなら…」と理由を論理的に説明するのが効果的です。
回りくどい前置きはせず、要点を簡潔に伝えることを意識しましょう。
一方的な指示ではなく「問いかけ」を意識する
「こうしなさい」という一方的な命令口調は、Z世代には響きにくいかもしれません。
彼らは、自分の頭で考え、納得した上で行動することを好みます。
「今の言葉遣い、お客様にはどう聞こえると思う？」「もっと良い表現があるとしたら、どんな言葉が思いつく？」といった問いかけをすることで、本人に考えさせ、自発的な気づきを促すことができます。
プライベートに踏み込みすぎない
Z世代は、仕事とプライベートを明確に分けたいと考える人が多い傾向にあります。
仕事の指導に関係のないプライベートな話題に過度に踏み込むのは避けましょう。
飲み会への参加を強制したり、休日の過ごし方について根掘り葉掘り聞いたりする行為は、不快感を与える可能性があります。
公私の区別をつけた、 respectful な関係を築くことが大切です。
【実践編】新人への言葉遣いの上手な注意の仕方とコツ
基礎知識と心構えを理解したところで、いよいよ具体的な実践方法について見ていきましょう。
ここでは、新人との関係性を壊さず、むしろより良いものにしながら、言葉遣いを効果的に指導するためのステップや具体的なテクニックを詳しく解説します。
例文も豊富に紹介するので、明日からのOJTや面談ですぐに活用できるはずです。
関係を壊さない！上手な言葉遣いの指摘の仕方の5ステップ
いきなり「君の言葉遣い、おかしいよ」と切り出すのは得策ではありません。
相手が素直に指摘を受け入れ、前向きに行動を改善するためには、しっかりとした手順を踏むことが重要です。
以下の5つのステップを意識して、丁寧なコミュニケーションを心がけましょう。
ステップ1：タイミングと場所を選ぶ
まず最も重要なのが、「いつ」「どこで」注意するかです。
先述の通り、人前での指摘は絶対に避けるべきです。
会議室や面談スペースなど、二人きりで落ち着いて話せる場所を選びましょう。
タイミングとしては、問題となる言動があった直後が理想ですが、難しい場合は、その日の業務終了後や1on1ミーティングの場などが適しています。
「少しだけ時間いいかな？」と相手の都合を確認してから話を始める配慮も大切です。
ステップ2：まずは褒める・感謝を伝える
いきなり本題から入るのではなく、まずはクッションとなる言葉から始めましょう。
「いつも〇〇の業務、頑張ってくれてありがとう」「この間の資料、とても分かりやすかったよ」など、日頃の頑張りを認め、褒める言葉や感謝の気持ちを伝えます。
これにより、相手は心理的な壁を取り払い、リラックスして話を聞く準備ができます。
「あなたを敵視しているわけではない」というメッセージを最初に伝えることがポイントです。
ステップ3：「I（アイ）メッセージ」で具体的に伝える
注意点を伝える際は、「You（ユー）メッセージ」ではなく「I（アイ）メッセージ」を使いましょう。
「君の言葉遣いは間違っている（Youメッセージ）」と言うと、相手は責められているように感じてしまいます。
そうではなく、「（私は）〇〇という言葉遣いを聞いて、少し気になったんだ（Iメッセージ）」と、主語を「私」にして伝えるのです。
あくまで自分の意見として伝えることで、相手は反発しにくく、素直に耳を傾けやすくなります。
ステップ4：理由と代替案をセットで示す
なぜその言葉遣いが良くないのか、そして代わりにどう言えば良いのかを具体的に示します。
「『了解です』は目上の人には使わない方がいいんだ。なぜなら、少し軽い印象を与えてしまう可能性があるからね。こういう時は『承知いたしました』や『かしこまりました』を使うと、より丁寧な印象になるよ」
このように、「NGな理由」と「OKな代替案」をセットで教えることで、相手の理解が深まり、次に活かしやすくなります。
ステップ5：相手の意見を聞き、期待を伝えて締めくくる
一方的に話して終わりにするのではなく、必ず相手の意見や気持ちを聞きましょう。
「ここまで話したことで、何か分からないことや、どう思うかはあるかな？」と問いかけ、対話の機会を作ります。
そして最後に、「〇〇さんなら絶対にできるようになると思っているからね。期待しているよ」と、前向きな期待の言葉で締めくくります。
これにより、相手は「自分の成長を願ってくれているんだ」と感じ、ポジティブな気持ちで指導を終えることができます。
【例文あり】後輩の言葉遣いを注意する際の具体的な伝え方
ここでは、具体的なシチュエーションを想定して、後輩の言葉遣いを注意する際のOK例文とNG例文を紹介します。
会話の流れをイメージしながら、自分ならどう伝えるかを考えてみてください。
シチュエーション1：上司への返事で「了解です」を使っていた
- NG例文：「〇〇さん、さっき部長に『了解です』って言ってたけど、それ間違ってるから。普通『承知いたしました』でしょ。常識だよ」
- OK例文：「〇〇さん、少しだけいいかな？さっきの部長とのやり取り、見てたよ。一つだけ伝えておきたいことがあって。ビジネスの場では、『了解です』という言葉は、目上の方に使うと少しカジュアルに聞こえてしまうことがあるんだ。代わりに『承知いたしました』を使うと、ぐっと丁寧な印象になるから、次から意識してみてくれると嬉しいな。」
シチュエーション2：電話応対で「〇〇さんはいません」と答えていた
- NG例文：「今の電話対応、ひどいね。『いません』じゃなくて『席を外しております』って言うのが基本でしょ。何回言ったら分かるの？」
- OK例文：「〇〇さん、お電話対応お疲れ様。さっきの対応で一つだけ気になった点があって。不在の担当者について伝える時、『いません』と断定的に言うと、お客様に少し冷たい印象を与えてしまうかもしれないんだ。こういう時は、『あいにく〇〇は席を外しております』と言うと、柔らかい表現になるよ。もしよければ、今後の参考にしてみてね。」
シチュエーション3：来客に対して「ご苦労様です」と言っていた
- NG例文：「え、お客様に『ご苦労様です』って言ったの？それ、目上の人が目下の人に使う言葉だよ。信じられない」
- OK例文：「〇〇さん、お客様のお見送りありがとう。助かったよ。ところで、お客様をお見送りする際に『ご苦労様です』という言葉を使っていたけれど、これは基本的に目上から目下へ使う言葉なんだ。お客様に対しては『本日はお越しいただき、誠にありがとうございました』のような感謝の言葉を伝えるのが一般的だよ。これも良い機会だから覚えておこうか。」
メールやチャットで言葉遣いを指摘する際のコツと例文
リモートワークの普及により、テキストコミュニケーションで指導する場面も増えています。
表情や声のトーンが伝わらないテキストでの指摘は、対面以上に慎重さが求められます。
誤解を生まないためのコツと例文を見ていきましょう。
コツ1：ポジティブな言葉でサンドイッチする
指摘の内容を、ポジティブな言葉で挟む「サンドイッチ法」が有効です。
まず褒め言葉や感謝を伝え（パン）、次に本題の指摘内容（具材）、そして最後に期待や励ましの言葉（パン）で締めくくります。
これにより、指摘の角が取れ、相手も受け入れやすくなります。
コツ2：絵文字や感嘆符を効果的に使う
冷たい印象を与えないために、文脈に合ったポジティブな絵文字（😊👍など）や感嘆符（！）を適度に使うのも一つの方法です。
ただし、使いすぎると軽薄な印象になるので、あくまでも文章の雰囲気を和らげる補助的な役割として、バランスを考えて使用しましょう。
コツ3：一方的な指摘ではなく「提案」の形にする
「～してください」という命令形ではなく、「～すると、もっと良くなると思います」「～という表現はいかがでしょうか？」といった提案や相談の形で伝えるのがおすすめです。
相手に選択の余地を与えることで、押し付けがましさをなくし、自発的な改善を促すことができます。
メール・チャットでの例文
件名：【ご確認】先日の〇〇様へのメールについて
〇〇さん
お疲れ様です。
いつも迅速なご対応、ありがとうございます！
先ほど、〇〇さんが送信された〇〇様へのメールを拝見しました。
内容が分かりやすくまとまっていて、とても良いと思います！
一点だけ、今後の参考にしていただければと思い、ご連絡しました。
メールの文中で「～させていただきます」という表現がいくつか見られましたが、少し回りくどい印象を与えてしまう可能性があります。
例えば、「ご説明させていただきます」は「ご説明いたします」とすると、よりスッキリして洗練された文章になりますよ😊
より良い表現を身につけることで、〇〇さんのビジネスパーソンとしての信頼性がさらに高まると思います。
今後のご活躍を期待しています！
相手を問わず使える！特に女性へ注意する際に配慮すべき点
基本的に、言葉遣いの指導において相手の性別で対応を変える必要はありません。
しかし、一般的に、より共感性やプロセスを重視する傾向があることを考慮すると、伝え方を少し工夫することで、よりスムーズに受け入れてもらえる場合があります。
これは、女性に限らず、丁寧なコミュニケーションを好むすべての人に有効な方法です。
結果だけでなくプロセスも褒める
「この資料、よくできているね」という結果だけを褒めるのではなく、「この資料を作るために、色々調べてくれたんだね。そのプロセスが素晴らしいよ」というように、そこに至るまでの努力や過程を具体的に認めてあげましょう。
自分の頑張りを理解してくれていると感じることで、信頼関係が深まります。
共感の姿勢を示す
「私も新人時代、同じような間違いをしちゃってね」と、自分の失敗談を交えながら伝えると、相手は「自分だけじゃないんだ」と安心し、親近感を抱きます。
上から目線で指導するのではなく、同じ目線に立って、「あなたの気持ち、分かるよ」という共感の姿勢を示すことが大切です。
感情的な言葉を避ける
「なんでできないの！」といった感情的な言葉は避け、あくまで論理的かつ冷静に伝えることを徹底しましょう。
ロジックが通っていれば、たとえ厳しい内容であっても、相手は「自分のために言ってくれているんだ」と理解しようと努めてくれます。
感情的なぶつかり合いは、何のプラスにもなりません。
指導後が肝心！新人の成長を促すアフターフォローとは
言葉遣いの注意は、一度伝えて終わりではありません。
その後のフォローアップが、新人の持続的な成長を促し、指導の効果を確実なものにします。
「言いっぱなし」にせず、責任を持って見守り、サポートする姿勢を見せましょう。
改善が見られたらすぐに褒める
指導した内容が少しでも改善されていたら、その場ですぐに「さっきの電話対応、『承知いたしました』が自然に使えていて、とても良かったよ！」と具体的に褒めましょう。
自分の成長をきちんと見てくれている、認めてくれているという実感は、本人にとって大きなモチベーションになります。
ポジティブなフィードバックを繰り返すことで、正しい行動が定着していきます。
定期的な1on1ミーティングで状況を確認する
週に一度、あるいは月に一度でも良いので、定期的に1on1ミーティングの場を設け、仕事上の悩みや困っていることがないかヒアリングしましょう。
言葉遣いのことに限らず、幅広く話を聞くことで、新人が抱える不安を早期にキャッチし、解決に導くことができます。
このような場は、心理的安全性を高め、信頼関係をさらに深める絶好の機会です。
チーム全体で育てる雰囲気を作る
新人育成は、指導担当者一人の責任ではありません。
「〇〇さんのことは、チームみんなでサポートしていこう」という共通認識をチーム内で持つことが重要です。
他の先輩社員にも協力をお願いし、チーム全体で新人を見守り、育てるという雰囲気を作り出すことで、新人は安心して成長していくことができます。
指導担当者の負担を軽減し、より多角的な視点から育成を行うことが可能になります。
まとめ：新人への言葉遣いでパワハラにならない上手な注意の仕方を再確認
本記事では、新人への言葉遣いに関する上手な注意の仕方について、パワハラを避け、相手の成長を促すという観点から詳しく解説してきました。
新人への指導は、伝え方一つで相手の受け取り方が大きく変わるデリケートなものです。
感情的に叱責したり、人前で恥をかかせたりするようなダメな注意の仕方は、パワハラと受け取られかねず、百害あって一利なしです。
大切なのは、指導する側がまず「相手へのリスペクト」「完璧を求めない」「理由を伝える準備」という心構えを持つことです。
具体的な実践ステップとしては、まず二人きりになれる場所とタイミングを選び、日頃の頑張りを褒めてから本題に入ります。
その際、「私はこう感じた」というIメッセージで、理由と改善案をセットで具体的に伝えましょう。
そして、一方的に話すのではなく、相手の意見にも耳を傾け、最後はポジティブな期待を伝えて締めくくります。
一度の指導で完璧になる人はいません。
指導後も本人の様子を気にかけて、改善が見られたらすぐに褒めるなどのアフターフォローが、成長を確実なものにします。
新人育成は、指導者自身がコミュニケーションスキルを磨く絶好の機会でもあります。
ぜひ本記事で紹介したポイントを参考に、愛情と根気をもって、新人の成長をサポートしてあげてください。
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